GDPR – General Data Protection Regulation

De Vlaamse SnookerFederatie vzw, verder afgekort met VSF, hecht zeer veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens die haar worden verstrekt. Daarom voert de vereniging een strikt beleid dat beoogt om vanaf de start van een lidmaatschap steeds vertrouwelijk en integer om te gaan met de gegevens van alle toegetreden leden zodat ieders privacy kan worden gerespecteerd en gewaarborgd. De verwerking van gegevens slaat op elke actie die uitgevoerd wordt op en met gegevens. Daaronder valt o.a. het verzamelen, bewerken, opslaan en verwijderen van data.

Als VSF zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van alle toegetreden leden. Mocht u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebben over dit onderwerp dan kan je contact opnemen via onderstaande gegevens:
Vlaamse SnookerFederatie vzw, Zuiderlaan 13 te 9000 Gent
Telefoon +32 9 243 11 50
Mail info@vsf-snooker.be


1. Bron van gegevens

Leden
Persoonsgegevens van toegetreden leden worden zowel rechtstreeks als onrechtstreeks verkregen. Een speler kan inschrijvingsformulieren rechtstreeks bij het algemeen secretariaat bezorgen maar de meesten laten hun inschrijving via een snookerclub bezorgen.

De ‘leden’ van VSF worden opgesplitst in 2 groepen. Zo heeft de federatie enerzijds toegetreden leden en anderzijds effectieve leden.

Binnen de groep van toegetreden leden onderscheiden we spelers, ploegen, clubs en gewesten. Bij de groep van spelers kunnen we verder een onderscheid maken tussen o.a. volgende functies of statussen: competitief lid, recreatief lid, scheidsrechter, official en opleider. De groep van competitieve leden bestaat uit vaste spelers en reserve spelers. Spelers mogen tegelijkertijd meerdere functies invullen. Spelers sluiten zich aan bij VSF aan de hand van een individueel inschrijvingsformulier.

Er gelden 4 wettelijke gronden voor de VSF om jouw persoonsgegevens te verwerken:
1. wettelijke verplichting (1): de verwerking van data en persoonsgegevens wordt opgelegd door een wet, een decreet, ...
2. contractuele basis (2): gegevens worden opgevraagd in functie van de uitvoering van een overeenkomst. Hierbij wordt een lid aanzien als een klant en het lidmaatschap is een vorm van contract.
3. gerechtvaardigd belang (3): wanneer het doel, de rechten en de redelijke privacy-verwachting van een speler niet wordt geschaad. Een voorbeeld is het versturen van een nieuwsbrief.
4. ondubbelzinnige toestemming (4): als actief om toestemming is gevraagd waarbij een speler zelf kan aangeven om al dan niet akkoord te gaan.

De effectieve leden van VSF zijn steeds spelers. Om zich voor een mandaat als effectief lid kandidaat te stellen moet men een aangetekend schrijven of een e-mail met bevestiging van ontvangst richten aan het algemeen secretariaat. Een kandidatuur is enkel geldig indien een persoon aan enkele voorwaarden voldoet.

Vrijwilliger
Een vrijwilliger geeft bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst zelf zijn gegevens op. Door het geven van toestemming voor gebruik van zijn gegevens en de ondertekening van het vrijwilligerscontract gaat de vrijwilliger akkoord met wat beschreven staat.


2. Waarom worden persoonsgegevens verwerkt ?

Deontologische codes
VSF hecht veel belang aan de volgende deontologische codes: Gewettigd verblijf, Mensenhandel en Tewerkstelling van sporters met een arbeidsovereenkomst. Deze deontologische codes worden bewezen aan de hand van een geldig document uitgaande van de bevoegde overheid. Enkel wanneer je geen enkele van deze codes overschrijdt, mag/kan je lid worden van VSF.

Leden
De VSF heeft als doel om zoveel mogelijk mensen in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aan te zetten tot vooral een actieve beoefening van de snookersport en dit zowel recreatief als competitief.
Persoonsgegevens worden door de VSF verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
- opdat VSF haar diensten kan verlenen (uitvoering van een overeenkomst);
• om gegevens van bestuurders te kunnen verwerken;
• om een goed beleid van VSF te kunnen waarborgen;
• om het lidmaatschap in orde te kunnen brengen;
• online inschrijvingen voor activiteiten en tornooien te faciliteren;
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten (competities, kampioenschappen, …) van VSF;
• om resultaten te verwerken;
• om ranking van deelnames te kunnen opmaken;
• om de samenstelling, vermoedelijke afdeling, speeldag thuiswedstrijden,… te kennen;
• om de clubnaam, clubadres, samenstelling club, speeldag thuiswedstrijden,… te kennen;
• om de club te kunnen ondersteunen bij activiteiten die ze willen organiseren, het bestuur van de club,…;
• …
- de leden op de hoogte te houden van de geplande activiteiten via een nieuwsbrief of rechtstreekse e-mails (toestemming betrokkene);
- het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Vrijwilligers
De VSF doet op meerdere momenten doorheen het jaar beroep op vrijwilligers. De persoonsgegevens zullen enkel worden gebruikt in functie van de vrijwillige prestatie of eventuele toekomstige prestaties.
Persoonsgegevens worden door de VSF verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om als vrijwilliger ingezet te kunnen worden voor de activiteit van de VSF;
- om de vrijwilliger te kunnen contacteren voor of tijdens het vrijwilligerswerk;
- om het aantal vrijwilligers na te gaan (bv. bij een evenement);
- om de taken te verdelen onder de vrijwilligers;
- om een overzicht te hebben van de mensen die zich aanbieden;
- om de vrijwilligers te verzekeren tijdens hun prestatie;
- om (optioneel) de vrijwilligers een vergoeding te kunnen uitkeren;
- om gecontacteerd te kunnen worden i.v.m. vrijwilligerswerk in de toekomst;
- om op de hoogte gebracht te worden van toekomstige activiteiten.


3. Toestemming om persoonsgegevens te verwerken

Leden
De federatie maakt voornamelijk gebruik van persoonsgegevens die wettelijk verplicht of op contractuele basis worden opgevraagd.

Volgende persoonsgegevens zijn wettelijk verplicht om te verwerken: naam, voornaam, adres, postcode, gemeente, land, geboortedatum, INSZ-nummer, nationaliteit, geslacht, clubnaam, club-ID, aard lidmaatschap.

Voor volgende persoonsgegevens wordt door VSF toestemming gevraagd om deze te mogen gebruiken: telefoon, gsm-nummer, e-mailadres, EID-nummer, geldigheid EID.

Op het inschrijvingsformulier vindt u onder het luik met in te vullen persoonsgegevens een akkoordverklaring. In deze verklaring worden items aangehaald waarmee de persoon die een lidmaatschap aangaat akkoord gaat vanaf de ondertekening van het document. Indien een speler het met een onderdeel van de akkoordverklaring niet eens is dan kan hij/zij een schriftelijk tegenbericht (liefst een mail naar info@vsf-snooker.be) bezorgen aan het algemeen secretariaat.

Vrijwilligers
Een vrijwilliger geeft zelf zijn persoonsgegevens op bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst. Gegevens waarbij VSF toestemming vraagt tot gebruik zijn:
- doorgeven van telefoon/ gsm-nummer en/of e-mailadres aan verantwoordelijke activiteit;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres tijdens de voorbereidingen van het evenement;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres tijdens het vrijwilligerswerk;
- gebruik telefoon-/ gsm-nummer en/of e-mailadres na het vrijwilligerswerk (uitnodiging latere evenementen, nieuwsbrief,…);
- bijhouden van gegevens in Excel-lijst zodat de federatie de vrijwilliger kan contacteren voor latere activiteiten;
- bij eventuele vergoeding van het vrijwilligerswerk kan ook de rekeningnummer worden gevraagd.


4. Wie binnen VSF verwerkt/ heeft toegang tot persoonsgegevens?
Slechts een beperkt aantal mensen hebben toegang tot de persoonsgegevens die door VSF worden verzameld, verwerkt, opgeslagen,… Op het algemeen secretariaat van VSF wordt een overzicht bewaard van personen die persoonsgegevens verwerken / kunnen raadplegen, alsook wordt hun bevoegdheid vermeld in dit overzicht. Indien u deze gegevens wil doornemen kan u een afspraak maken door een mailtje te sturen naar info@vsf-snooker.be.


5. Beeldmateriaal
Elk nieuw lid dient bij zijn/ haar aansluiting een pasfoto te bezorgen aan het algemeen secretariaat. In het ledenbeheer van VSF wordt een afdruk van de identiteitskaart van elke speler bewaard. De pasfoto wordt gebruikt op de websites van de gewesten van VSF. Als een speler wenst dat er geen foto op de website komt, kan hij een mail sturen naar info@vsf-snooker.be.


6. Verstrekking aan derden
Onder “derde” wordt een natuurlijke persoon, een rechtspersoon, een feitelijke vereniging of een openbaar bestuur verstaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verantwoordelijke voor de verwerking, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken.

Leden
De persoonsgegevens van de leden van de VSF worden niet aan derden doorgegeven (ook geen commerciële organisaties) met uitzondering van:
- Sport Vlaanderen: in functie van de decretale bepalingen van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector. Dit is louter voor interne werking.
- Vlaamse organisatie voor Internationale Volkssporten: dit is de koepelorganisatie waar de VSF lid van is. Op jaarbasis dient de federatie haar ledengegevens door te geven in functie van de hierboven vermelde decretale bepalingen om als VIV zijnde erkend én gesubsidieerd te worden. Dit is louter voor interne werking.
- Persoonsgegevens worden gedeeld met leden van de bestuursorganen en commissies van de vereniging indien een bepaalde situatie hierom vraagt. Voorbeeld: doorgeven van alle jeugdleden met naam en e-mailadres om hen uit te nodigen voor een infomoment, het doorgeven van een e-mailadres om een boete te bezorgen wegens forfait op een tornooi,…
- Persoonsgegevens (naam, voornaam, club, gewest en detail van een inschrijving voor een tornooi) worden via een Excel-bestand gedeeld met de tornooileider van de Vlaamse Kampioenschappen. Inschrijvingen worden gedeeld met een wedstrijdleider van BSF voor Nationale- en Belgium Ranking en het Belgisch Kampioenschap.
- Persoonsgegevens (naam, voornaam, leeftijd, geslacht, hoogte break training/tornooi) worden doorgegeven voor de inschrijving van de afvaardiging voor Europese- en Wereldkampioenschappen.

Daarnaast maakt VSF gebruik van een derde partij voor:
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …).

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Vrijwilligers
persoonsgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer) worden via een Excel-bestand gedeeld met de tornooileider van het evenement waarvoor de vrijwilliger zich aanbiedt. Dit beperkt zich tot de nodige info om de vrijwilliger te kunnen identificeren en eventueel te kunnen contacteren indien nodig.


7. Uw rechten omtrent uw gegevens
Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, recht op bescherming van zijn fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.

Uiteraard heeft u als drager van uw persoonsgegevens het recht om op uw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te brengen of een inkijk te nemen in uw geregistreerde gegevens binnen de federatie. U als drager blijft namelijk altijd eigenaar van uw gegevens.
- Uw gegevens schrappen: persoonsgegevens van een aangesloten lid worden geschrapt als ze niet langer nodig zijn voor registratiedoeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen of andere voorschriften.
- Recht om uw toestemming in te trekken: een aangesloten lid heeft steeds het recht om een toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens in te trekken met alle mogelijk daaraan verbonden gevolgen. Dit kan door een e-mail te sturen naar het algemeen secretariaat via info@vsf-snooker.be.

U kan zich, kosteloos en op verzoek, steeds verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Hiervoor dient de speler zich per e-mail te richten tot VSF via info@vsf-snooker.be.

Daarnaast kan een aangesloten speler volgende verzoeken ingeven:
- profiel online onzichtbaar maken;
- de foto enkel op de lidkaart te gebruiken en online te verbergen;
- het e-mailadres wegnemen uit massamails;
- het emailadres verwijderen uit het ledensysteem;
- gsm-/telefoonnummer verwijderen uit het ledensysteem.

Hiervoor dient een speler zich per mail te richten tot VSF via info@vsf-snooker.be.
Tevens kunt u bezwaar tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.


8. Beheer en beveiliging
Leden
Om in het ledenprogramma informatie op te zoeken, dient men een gebruikersnaam en wachtwoord te hebben. Daarenboven dient de persoon in kwestie een bepaalde functie uit te oefenen. De papieren versies van de inschrijvingsformulieren worden op het algemene secretariaat bewaard in een gesloten kast. Het kantoor sluit telkens wanneer er niemand aanwezig is.

De VSF heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo heeft de VSF bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens de VSF van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- de VSF hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- de VSF test en evalueert regelmatig haar maatregelen;
- de medewerkers van de VSF zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Vrijwilligers
De persoonsgegevens van vrijwilligers worden verzameld aan de hand van een vrijwilligersovereenkomst. Deze papieren documenten worden op het algemeen secretariaat bewaard in een kast in een kantoor dat steeds gesloten wordt. Ook worden de gegevens bijgehouden in een Excel-document, indien toestemming. Enkel de voorzitter VSF en de secretariaatsmedewerker hebben toegang tot het Excel-bestand.

Beperking van aansprakelijkheid
De informatie op de websites is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd.

De VSF levert grote inspanningen opdat de ter beschikking gestelde informatie volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt zou zijn. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten of indien bepaalde informatie op of via de site nietbeschikbaar zou zijn, zal VSF de grootst mogelijke inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten.

De VSF kan niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van de informatie op deze site. Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die via de site ter beschikking wordt gesteld, kan u de beheerder van de site contacteren.

De inhoud van de site (links inbegrepen) kan steeds zonder aankondiging of kennisgeving aangepast, gewijzigd of aangevuld worden. De VSF geeft geen garanties voor de goede werking van de website en kan op geen enkele wijze aansprakelijk gehouden worden voor een slechte werking of tijdelijke (on)beschikbaarheid van de website of voor enige vorm van schade, rechtstreekse of onrechtstreekse, die zou voortvloeien uit de toegang tot of het gebruik van de website.

De VSF kan in geen geval tegenover wie dan ook, op directe of indirecte, bijzondere of andere wijze aansprakelijk worden gesteld voor schade te wijten aan het gebruik van deze site of van een andere, inzonderheid als gevolg van links of hyperlinks, met inbegrip, zonder beperking, van alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadiging van programma's of andere gegevens op het computersysteem, van apparatuur, programmatuur of andere van de gebruiker.

De websites kunnen hyperlinks bevatten naar websites of pagina's van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links naar deze websites of pagina’s impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud ervan.

De VSF verklaart uitdrukkelijk dat zij geen zeggenschap heeft over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites en kan in geen geval aansprakelijk gehouden worden voor de inhoud of de kenmerken ervan of voor enige andere vorm van schade door het gebruik ervan.


9. Bewaartermijn
Leden
Elke vorm van persoonsgegevens wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt. De VSF schrapt persoonsgegevens als ze niet langer nodig zijn voor registratiedoeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen of andere voorschriften.

De papieren inschrijvingsformulieren die in de kast op het algemene secretariaat worden bewaard, worden maximaal 2 jaar na het desbetreffende seizoen bijgehouden in het archief.

Als algemene regel houdt VSF persoonsgegevens onder eender welke vorm maximum 7 jaar na het laatste gebruik bij.

Vrijwilligers
VSF bewaart, mits toelating, de persoonsgegevens zodat de federatie de personen later opnieuw kunnen contacteren voor evenementen die later plaatsvinden. Ook kunnen aan de hand van de verzamelde gegevens nieuwsbrieven uitgezonden worden, mits toelating van bewaring van het e-mailadres.

Indien de vrijwilliger niet langer op de hoogte wil gebracht worden van toekomstige evenementen, nieuwsbrieven wil ontvangen of niet meer wil dat de gegevens worden bewaard, kan hij/zij zich richten tot het algemeen secretariaat van de VSF via een e-mail naar info@vsf-snooker.be.


10. Intellectuele eigendomsrechten
De inhoud van de sites, met inbegrip van de merken, logo’s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan VSF of rechthoudende derden.

Ook de architectuur, de structuur en de organisatie van dit computerprogramma zijn auteursrechtelijk beschermd, net zoals de methoden en de lijsten van variabelen. Het overnemen van de architectuur van dit computerprogramma, bij de creatie van een ander programma, is dan ook een inbreuk op het auteursrecht.

Het kopiëren van de structuur van dit computerprogramma, voor de creatie van een ander programma, is een auteursrechtelijke inbreuk, zelfs indien de codes verschillend zijn.

De elementen die deel uitmaken van de gebruiksinterface, zoals iconen, uiterlijke verschijningsvormen, menuschermen en geluiden, worden eveneens door het auteursrecht beschermd.


11. Gebruik van Cookies - Google Analytics
De VSF kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar www.vsf-snooker.be en haar onderliggende websites gekomen bent, of waarlangs u die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk de VS-website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

Tijdens een bezoek aan de site kunnen 'cookies' op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.

De websites maken gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. Google Analytics maakt gebruik van cookies (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.


12. Wijziging Privacyverklaring
De VSF kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.


13. Klachten
Een toegetreden lid heeft steeds het recht om een toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens in te trekken met alle mogelijk daaraan verbonden gevolgen en/of om zijn/haar geregistreerde persoonsgegevens in te kijken. Daartoe stuurt hij/zij een e-mail naar het info@vsf-snooker.be

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via mail naar info@vsf-snooker.be. Indien u een klacht wenst in te dienen kan u de werkwijze terugvinden in de reglementen van VSF.

Het Belgisch recht is van toepassing op deze site. In geval van een geschil zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen bevoegd.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.


14. Contactpersonen
Ignace Uytdenhouwen, voorzitter VSF
Mariska Diddens, medewerker VIV